Alles, was du wissen musst.
Und nichts doppelt.

Grundlagen

Erste Schritte

Nach dem Login landest du in deinem Workspace — dem Mandanten deiner Agentur. Alle Daten (Kontakte, Projekte, Rechnungen) gehören genau einem Workspace und sind strikt von anderen getrennt. Module (z. B. Pipeline, Billing, E-Mail) lassen sich unter Settings → General abschalten: ein ausgeschaltetes Modul existiert für den Workspace nicht — weder in der UI noch über API, Agent oder Workflow.

Die Oberfläche

• Links die Navigation: My Work, Inbox, Contacts, Projects, Time, Pipeline, Billing, Reports, Approvals und Settings. Eigene Datentypen erscheinen als eigener Navigationspunkt, sobald du sie anlegst.
• Unten links: Benachrichtigungsglocke, laufender Timer, Suche und der Dark-/Light-Mode-Schalter. Über dein Profil: Sprache, Erscheinungsbild, Passwort, E-Mail und 2FA.
• Der Copilot sitzt auf großen Bildschirmen als angedockte Leiste rechts; auf schmaleren Viewports als kompakter Launcher (→ Copilot).

Suche

Mit ⌘K (bzw. Strg K) öffnest du die globale Suche: Sie springt zu Seiten und findet Inhalte semantisch — also auch dann, wenn du nicht das exakte Wort aus dem Dokument triffst. Durchsucht werden Kontakte, Projekte, Aufgaben, Notizen und hochgeladene Dateien (PDF, Word, Text).

My Work & Inbox

My Work ist deine Startseite: zuerst die Warteschlange Needs attention, darunter deine offenen Aufgaben und Workspace-Aktivität.

Needs attention

Sechs abgeleitete Typen, die nicht „noch eine Liste“ sind, sondern Dinge, die dich heute brauchen:

• überfällige Aufgaben
• fehlende Zeiterfassung (Tage ohne Eintrag)
• ausstehende Freigaben
• überfällige Forderungen
• fehlgeschlagene Hintergrund-Jobs
• stockende Leads (zu lange in derselben Phase)

Einträge lassen sich snoozen oder dismissen; KPI-Kacheln oben führen in die passende Liste. Daneben siehst du unbilled time und Fälligkeiten der Woche — optional pro Währung oder konsolidiert in der Workspace-Basiswährung.

Die Inbox zeigt die E-Mails deines verbundenen Postfachs, die workelligence deinen Kontakten zuordnen konnte — inklusive KI-Vorschlägen, was damit passieren soll (→ Postfach verbinden).

Die Benachrichtigungsglocke sammelt Ambient-AI: Triage-Vorschläge, Wochen-Digests und Anomalie-Hinweise. Viele Benachrichtigungen haben eine Ein-Klick-Aktion („E-Mail an Projekt X anhängen“, „Als Lead anlegen“) — ausführen oder verwerfen, fertig.

Kontakte (CRM)

Unter Contacts verwaltest du Personen und Firmen. Jeder Kontakt hat eine Detailseite mit Stammdaten, Aktivitäten-Verlauf, Notizen, Dateien und verknüpften Projekten.

• Mehrere Adressen & E-Mails pro Kontakt (typisiert; genau eine primäre; höchstens eine Billing-Adresse). Rechnungsflächen lösen Billing-sonst-primär auf — nicht ad hoc.
• Aktivitäten entstehen automatisch: jede Änderung, jeder Kommentar, jede zugeordnete E-Mail landet im Verlauf — egal ob ein Mensch, der Copilot oder ein MCP-Agent sie ausgelöst hat.
• Dateien werden nach dem Upload automatisch ausgelesen (PDF, DOCX, Text) und sind danach über ⌘K semantisch auffindbar.
• Zusammenführen: doppelte Kontakte per Merge (Vorschau mit Plan-Token); der überlebende Kontakt behält die Historie, der Quell-Kontakt wird tombstoned. Finalisierte Rechnungs-Snapshots bleiben unangetastet.
• Das Briefing fasst den Kontakt zusammen: letzte Interaktionen, offene Themen, verknüpfte Projekte.

Pipeline & Leads

Die Pipeline ist dein Vertriebsboard. Phasen sind unter Settings → Pipeline konfigurierbar; Leads wandern per Drag & Drop — vom ersten Kontakt bis zum Zuschlag. Stockende Leads tauchen in My Work → Needs attention auf.

1. Lead anlegen — manuell, per öffentlichem Formular (→ Formulare), per Copilot oder als Ein-Klick-Vorschlag aus einer eingehenden E-Mail.
2. Qualifizieren — Wert, erwartetes Close-Datum, Owner, Notizen und Dateien direkt am Lead pflegen.
3. Konvertieren — aus dem gewonnenen Lead werden in einem Schritt Kontakt und Projekt erzeugt; Budget und Historie wandern mit.

Unter Reports gibt es einen Pipeline-Forecast nach Owner und erwartetem Abschlussmonat.

Öffentliche Formulare

Unter Settings → Forms baust du öffentliche Formulare — als Lead-Capture oder auf einem eigenen Datentyp. Jedes Formular hat eine URL /f/{token}, die du auf der Website oder in Kampagnen einbindest.

• Lead-Formulare erzeugen Leads in der Pipeline und speichern Marketing-Consent als Nachweis (append-only am Lead). Opt-out/Suppression ist ein eigener Stop-Signal-Pfad und lässt sich nicht „wegkonfigurieren“.
• Custom-Entity-Formulare legen Records deines eigenen Typs an — ohne Login, mit denselben Validierungen wie in der App.

Projekte & Aufgaben

Unter Projects liegt die Arbeit: Jedes Projekt gehört zu einem Kunden und bündelt Aufgaben, Zeiten, Dateien, Kommentare, Abrechnungsart — und sein Briefing.

Aufgaben

• Aufgaben haben Status, Fälligkeit und Verantwortliche; deine eigenen erscheinen in My Work. Kommentare unterstützen @-Mentions.
• Ein Budget am Projekt aktiviert die Budget-Überwachung: ab 80 % Verbrauch bekommst du einen Hinweis.
• Abrechnungsart (Time & Materials, Abschlag/Schluss, Retainer …) steuert, wie du das Projekt später abrechnest (→ Projektabrechnung).

Dateien & Wissen

Alles, was du an Projekt oder Aufgabe anhängst (inkl. Ordner), wird ausgelesen, indexiert und damit für Suche, Briefings und den Copilot nutzbar. Aus „liegt irgendwo im Ordner“ wird „findet die KI von allein“.

Zeit & Geld

Zeiterfassung

Zwei Wege, ein Ziel:

• Timer — unten links starten, Projekt/Aufgabe wählen, laufen lassen; Pause/Resume ist möglich. Beim Stoppen entsteht der Zeiteintrag.
• Wochenraster — unter Time trägst du die Woche tabellarisch nach: Zeile = Projekt, Spalte = Tag. Fehlende Tage werden markiert; du kannst den Vortag oder die Vorwoche kopieren.

Zeiteinträge sind abrechenbar oder intern. Abrechenbare Stunden sammeln sich am Projekt als „unbilled time“ — daraus wird später per Klick (oder per Agent) ein Rechnungsentwurf. Rate Cards unter Settings → Rate cards steuern die Sätze.

Angebote

Angebote leben unter Billing. Ein Angebot besteht aus Positionen (Menge × Preis, je Position ein Steuersatz) und durchläuft: Entwurf → versendet → angenommen / abgelehnt.

• Erstellen: manuell, per Copilot oder durch einen Agenten (create_quote_draft) — Agenten erzeugen grundsätzlich nur Entwürfe.
• Als PDF rendern lassen (→ Dokumente & Vorlagen) und direkt aus deinem verbundenen Postfach versenden. Optional: E-Signatur über den angebundenen Signatur-Provider (in der Produktion konfigurierbar).
• Aus dem angenommenen Angebot wird die spätere Rechnung — Positionen lassen sich übernehmen.
• KPI-Band auf der Angebotsliste: offener Angebotswert und Annahmerate der letzten Monate.

Rechnungen & E-Rechnung

Der wichtigste Grundsatz zuerst: Eine Rechnung zu finalisieren ist eine menschliche Entscheidung. Copilot, Agenten und Workflows können Entwürfe vorbereiten — den Knopf drückst du.

Vom Entwurf zur Rechnung

1. Entwurf anlegen — frei, aus einem Angebot, aus offenen Stunden („invoice unbilled time“) oder über die Projektabrechnung (→ Abschlag / Schluss / Retainer). Entwürfe sind beliebig änderbar und haben noch keine Rechnungsnummer.
2. Finalisieren — die Rechnung erhält ihre lückenlose Nummer aus dem gewählten Nummernkreis und wird unveränderlich; Lieferanten- und Kundendaten sowie die Währungsumrechnung werden eingefroren, enthaltene Zeiteinträge gesperrt.
3. Versenden — als PDF aus deinem eigenen Postfach, mit eingebetteter E-Rechnung.
4. Bezahlen & mahnen — über den Zahlungsledger und das Mahnwesen (→ Zahlungen), ohne die finalisierte Rechnung zu verändern.

Korrigieren statt ändern

Finalisierte Rechnungen werden nie editiert. Stattdessen erzeugst du mit einem Klick eine Stornorechnung (voller Gegenbeleg) oder eine Gutschrift (Teilkorrektur) — beides bekommt eine eigene Nummer und referenziert das Original. Storno/Gutschrift kopieren die eingefrorenen Umrechnungsbeträge des Originals (nie neu umrechnen).

E-Rechnung & Steuer

• Jede finalisierte Rechnung ist automatisch ein ZUGFeRD-2.x-Hybrid-PDF (lesbares PDF mit eingebettetem EN-16931-XML) — zusätzlich gibt es XRechnung 3.0 als eigene XML-Datei zum Download.
• Umsatzsteuer für DE und AT inkl. Reverse Charge, Drittland und Kleinunternehmer; gerundet wird korrekt je Steuersatz-Gruppe. VIES-Validierung der USt-IdNr. ist anbindbar.
• Nummernkreise verwaltest du unter Settings → Billing — z. B. getrennte Kreise für Rechnungen und Gutschriften oder pro Jahr.
• Für die Steuerkanzlei: DATEV-Export (EXTF 700 / Buchungsstapel, SKR03/04) unter Reports / Settings → DATEV. Fremdwährungszeilen werden pro Spezifikation übersprungen, bis der DATEV-Kurs-Export folgt.

Projektabrechnung & Retainer

Nicht jedes Projekt ist reines Time & Materials. Unter dem Projekt (bzw. über den Wizard Bill project und das Werkzeug bill_project) unterstützt workelligence:

• Abschlag / Schlussrechnung — Meilensteine oder Fortschritt als Advance, Abschluss als Final; Aggregation mit Leistungsnachweis.
• Write-off und Budget-Burn am Projekt — damit du siehst, was noch abzurechnen ist und was du bewusst nicht fakturierst.
• Retainer mit Stundenkontingent — eine Rechnung pro Periode (technisch: Stempel + gefilterter Unique-Index), Aufteilung in covered vs. overage im Leistungsnachweis, Periodenledger und Burn-Meter. Fehlt ein Monat, kannst du ihn manuell mit „diese Periode abrechnen“ nachziehen.

Zahlungen & Mahnwesen

Settlement ist ein Ledger, keine Mutation der finalisierten Rechnung. Am Rechnungsdetail (und in den Listen) siehst du den abgeleiteten Status: unbezahlt, teilweise bezahlt, beglichen, überzahlt, überfällig.

Zahlungen

• Zahlungen (auch Teilzahlungen) buchst du unter Payments am Beleg — oder per Agent-Werkzeug record_payment.
• Der Status der Rechnung und PaidAt sind Kompatibilitätsprojektionen aus dem Ledger; die Wahrheit liegt in den Zahlungszeilen.
• Umsatzreports können cash-basis arbeiten (was wirklich reingekommen ist).

Mahnwesen (Payment reminders)

• Pro Mahnstufe eine Notice; die Policy startet lazy mit sinnvollen Defaults.
• Der Background-Job schlägt nur vor — erst die bestätigte Zustellung wechselt den Status von Queued → Sent.
• Automatisch übersprungen wird, was nicht mehr fällig ist (z. B. inzwischen bezahlt).

Eingangsrechnungen (AP)

Unter Billing → Supplier invoices erfassest du eingehende Rechnungen der Lieferanten — die empfangende Seite, ohne lückenlose eigene Nummernkreise.

1. Capture — PDF/Foto hochladen. Liegt ZUGFeRD oder XRechnung vor, werden Felder deterministisch geparst (funktioniert ohne KI).
2. Review first — Extraktion ist Beweis, nicht Wahrheit. Du prüfst und freigibst; alle Statusübergänge sind CAS-geschützt gegen Races.
3. Bezahlt & Expense — Zahlstatus pflegen und bei Bedarf an Ausgaben/Projekt übergeben.

Optionale KI-Vorbelegung (Document Intelligence) kann in der Produktion zugeschaltet werden; ohne sie bleibt der manuelle/ZUGFeRD-Pfad voll nutzbar. Das Dokument wird mit DocumentLockedAt unveränderlich, sobald der Lock greift.

Mehrwährung

Jeder geldtragende Beleg hat eine Dokumentwährung. Der Workspace hat eine Basiswährung; bei Finalisierung wird die Umrechnung im Finalize-Schritt eingefroren.

• Reports gruppieren pro Währung — nie still über Währungsgrenzen summieren.
• Auf My Work und im Dashboard kannst du KPIs „by currency ↔ consolidated“ umschalten (konsolidiert in der Basiswährung).
• Storno und Gutschrift übernehmen die eingefrorenen Zahlen des Originals 1:1.

Dokumente & Vorlagen

PDFs (Angebote, Rechnungen, Briefe) entstehen aus Word-Vorlagen mit Platzhaltern. Die mitgelieferten Standardvorlagen kannst du unter Settings → Templates durch eigene ersetzen — Logo, Schrift, Layout ganz nach CI. Sprache der Dokumente folgt EN/DE.

Platzhalter folgen dem Muster {{kunde.name}}, Formatierungen per Pipe, z. B. {{rechnung.summe|währung}}. Tabellen (Positionen) wiederholen sich automatisch pro Zeile. Vor dem Echteinsatz kannst du jede Vorlage mit Beispieldaten probe-rendern.

Reports

Unter Reports findest du die Kern-Auswertungen — alle deterministisch aus deinen Daten berechnet, ohne KI-Schätzung:

Mehrwährungs-Workspaces: Zahlen pro Währung; konsolidierte Ansicht optional. Dieselben Zahlen kann auch dein Agent abfragen (get_report) — praktisch für Wochenberichte, die sich selbst schreiben.

E-Mail

Postfach verbinden

Jedes Teammitglied verbindet sein eigenes Postfach: Gmail / Google Workspace oder Microsoft 365 (Graph) per OAuth. workelligence bekommt keinen Sammel-Account — Mails laufen unter deinem Namen. Ist das Modul email im Workspace aus, ist auch die OAuth-Verbindung verweigert.

1. Inbox öffnen → Postfach verbinden → Anbieter-Freigabe bestätigen.
2. workelligence synchronisiert eingehende Mails und ordnet sie automatisch bekannten Kontakten zu.
3. Zu jeder zugeordneten Mail schlägt die KI eine Aktion vor: an ein Projekt anhängen, als neuen Lead anlegen — oder bewusst ignorieren. Ein Klick in der Benachrichtigung genügt.

Versand aus workelligence

Angebote, Rechnungen und dein Wochen-Digest verschickt workelligence über dein verbundenes Postfach — der Kunde sieht deine normale Absenderadresse, die Mail liegt in deinem „Gesendet“-Ordner, und es gibt keine fremde Versand-Infrastruktur dazwischen.

Beim Versand einer Rechnung hängt das fertige PDF (inkl. E-Rechnungs-XML) automatisch an; Betreff und Text kannst du anpassen. Jeder Versand wird als Aktivität am Kontakt protokolliert.

KI & Agenten

Briefings

Das Briefing ist die Antwort auf „Wo stehen wir hier eigentlich?“ — eine automatisch gepflegte Zusammenfassung an jedem Projekt, jeder Aufgabe, jedem Kontakt (und auf Wunsch an eigenen Datentypen).

• Immer aktuell: Nach jeder relevanten Änderung wird das Briefing kurz darauf neu erzeugt (mit kleiner Verzögerung, damit nicht jede Einzeländerung sofort rechnet).
• Angepinnte Notizen überleben jede Neugenerierung — ideal für „Kunde duzt“, Sonderkonditionen oder Warnhinweise.
• Eine Quelle für alle: Dasselbe Briefing lesen du, der Copilot und externe Agenten (get_briefing). Alle arbeiten mit demselben Stand.

Copilot

Der Copilot ist der eingebaute KI-Assistent. Auf großen Bildschirmen (ab Breakpoint xl) sitzt er als angedockte Leiste rechts; darunter als kompakter Launcher. Er kennt die Seite, auf der du gerade bist — fragst du auf einer Projektseite „Was ist hier offen?“, meint er genau dieses Projekt.

Lesen vs. Schreiben

• Lesen ist frei: Zusammenfassen, Suchen, Reports abfragen — passiert sofort (sofern das KI-Kontingent es erlaubt).
• Schreiben braucht dein Okay: Will der Copilot etwas anlegen oder ändern, zeigt er eine Bestätigungskarte mit allen Details. Erst dein Klick führt aus.
• Unter Settings → AI kann ein Admin autonome Schreibzugriffe für den Copilot freischalten — dann entfallen die Karten. Empfehlung: erst nach ein paar Wochen Vertrauen.

Alles, was der Copilot tut, steht namentlich attribuiert im Aktivitätsverlauf — nachvollziehbar wie bei jedem menschlichen Teammitglied. Derselbe Werkzeug-Layer treibt auch MCP und Workflows.

Digest & Hinweise

workelligence arbeitet auch, wenn du nichts fragst:

• Wochen-Digest: Einmal pro Woche fasst die KI für jedes Teammitglied zusammen, was passiert ist und was ansteht — in der App und optional per Mail.
• Anomalie-Hinweise: Regelbasiert (keine KI-Willkür) meldet sich workelligence bei: Aufgaben ohne Bewegung, Projektbudget über 80 %, Angebote über 7 Tage unbeantwortet.
• E-Mail-Triage: Vorschläge zu eingehenden Mails (→ Postfach verbinden).

Alles landet gesammelt in der Benachrichtigungsglocke; nichts davon führt sich selbst aus. Jeder Hinweis kommt pro Woche höchstens einmal — kein Notification-Spam.

Agenten verbinden (MCP)

workelligence hostet einen nativen MCP-Server unter /mcp (Streamable HTTP). Damit wird Claude — oder jeder andere MCP-fähige Agent — zu einem vollwertigen Nutzer deines Workspace.

Einrichtung in zwei Minuten

1. Unter Settings → API & Agents einen API-Key erzeugen. Scope wählen: nur lesen (read) oder auch schreiben (write). Der Key (ago_…) wird genau einmal angezeigt.
2. Agent verbinden, z. B. Claude Code / Desktop:

claude mcp add --transport http workelligence https://app.deine-agentur.de/mcp \
  --header "X-Api-Key: ago_…"

Der Agent orientiert sich selbst: describe_schema liefert ihm alle Entitäten (auch deine eigenen Datentypen) und alle verfügbaren Werkzeuge.

Was der Agent kann

Freigabe-Modus

Der Freigabe-Modus ist die Leitplanke für autonome Agenten. Aktiviert ein Admin unter Settings → AI die Option Require human approval for agent writes, ändert sich das Verhalten aller MCP-Schreibzugriffe:

1. Der Agent ruft ein Schreibwerkzeug auf — ausgeführt wird nichts. Stattdessen entsteht ein Änderungsvorschlag.
2. Der Vorschlag erscheint unter Approvals in der Navigation, mit allen Details — und in My Work → Needs attention.
3. Ein Teammitglied genehmigt (der Vorschlag wird durch dasselbe Werkzeug ausgeführt) oder lehnt ab.

API-Keys können Vorschläge nicht selbst freigeben — ein Agent kann sich seine Änderungen also nicht selbst genehmigen. Workflow-Aktionen können ebenfalls in die Freigabe parken. Der In-App-Copilot ist vom Freigabe-Modus unabhängig geregelt (seine Bestätigungskarten siehst du ja ohnehin live).

KI-Kontingent

Jeder Workspace hat ein KI-Nutzungs-Ledger: was der Copilot, die Suche, Briefings, Digests, Extraktion und Importe verbrauchen, wird erfasst. Unter Settings → AI siehst du die Budget-Karte und den Verbrauch.

• Im Observe-Modus wird gemessen, aber nicht blockiert (typisch in der Entwicklung und oft der erste Produktiv-Stand).
• Im Enforce-Modus greifen Decken- und Aufruf-Deckel; überschrittene Anfragen werden abgelehnt und im Ledger gestempelt — Hintergrund-Jobs können mit Grund ai-quota warten, bis die Periode wieder freigibt.
• Copilot hat zusätzlich Rate- und Request-Shape-Caps, damit ein einzelner Chat den Workspace nicht leer saugt.

Welcher Modus in deiner Umgebung aktiv ist, entscheidet der Betrieb — nicht der einzelne Nutzer.

Erweitern

Workflows

Unter Settings → Workflows baust du deterministische Automatisierungen: Trigger → optionale Bedingung → geordnete Aktionen. Keine KI im Loop — dieselben Werkzeuge wie Agent und Copilot, aber wortwörtlich ausgeführt.

Typische Trigger

• Lead angelegt / Phase gewechselt
• Aufgabe angelegt / Status gewechselt
• Rechnung finalisiert / überfällig / beglichen
• Zahlung verbucht, Mahnung versendet
• Eingangsrechnung freigegeben / als bezahlt markiert

Regeln & Sicherheit

• Nur Aktionen aus dem Workflow-Katalog (kein Modell-aufrufendes Werkzeug) — geprüft beim Speichern und bei der Ausführung.
• Ein laufender Run snapshottet die komplette Definition: spätere Edits ändern laufende Runs nicht.
• Schreibaktionen können in Approvals parken und nach Freigabe fortsetzen (oder abgelehnt werden).
• send_email ist die dokumentierte Ausnahme mit mindestens-einmal-Semantik nach außen — baue Idempotenz auf der Empfängerseite ein, wo es wehtut.
• Autorisieren dürfen nur Admins; Runs laufen mit Admin-Rechten des Workspace.

Eigene Datentypen

Eure Agentur trackt Dinge, die kein Standardtool kennt — Domains, Wartungsverträge, Werbemittel, Geräte? Unter Settings → Custom entities definierst du eigene Record-Typen ohne Code:

1. Typ anlegen (Name, Icon), Felder definieren (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Verknüpfung …).
2. Der Typ erscheint sofort als eigener Navigationspunkt mit Listen- und Detailseiten, Validierung inklusive.
3. Records sind automatisch semantisch durchsuchbar, bekommen auf Wunsch Briefings — und sind ohne weiteres Zutun als Agent-Werkzeuge verfügbar (list_records, create_record, …).

Das ist der Unterschied zur Konkurrenz mit „benutzerdefinierten Feldern“: Bei workelligence ist ein eigener Datentyp ein vollwertiger Bürger — UI, API, Suche, KI, alles dabei.

Webhooks

Unter Settings → Webhooks abonnierst du Ereignisse für externe Systeme (n8n, Zapier-Alternativen, eigene Services). Gefiltert wird per Event-Präfix — z. B. alles (*), nur Rechnungen (invoice.) oder nur Leads (lead.).

• Ausgelöst wird über den Aktivitätsstrom — egal ob Mensch, Copilot, Workflow oder MCP-Agent die Änderung verursacht hat.
• Jede Zustellung ist HMAC-SHA256-signiert (Header X-AgencyOS-Signature); das Secret siehst du beim Anlegen.
• Fehlgeschlagene Zustellungen werden 3× mit wachsendem Abstand wiederholt; jede Zustellung ist im Log einsehbar und manuell erneut auslösbar.
• Nach 10 in Folge fehlgeschlagenen Events deaktiviert sich die Subscription selbst (du wirst benachrichtigt) — kein ewiges Anrennen gegen tote Endpunkte.

Import & Workspace-Export

Import

• Spreadsheet / CSV unter Settings → Import: Kontakte, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Ausgaben — inkl. Merge und Fuzzy-Dedup. Eine KI-gestützte Mapping-Vorschau hilft bei Spalten; der Apply-Schritt ist idempotent re-importierbar.
• Moco (Phase 1): Kontakte, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Ausgaben aus Moco übernehmen — Preview → Apply, idempotent.

Workspace-Export (Data & privacy)

Owner können unter Settings → Data & privacy einen vollständigen Workspace-Export anfordern: JSONL + CSV der Kerntabellen + Anhänge als ZIP, im Hintergrund vorbereitet, nach Re-Auth, Download zeitlich begrenzt. Der Export ist bewusst modul-agnostisch (custodial record) — er enthält auch Daten ausgeschalteter Module.

API-Keys & Sicherheit

Alles Maschinenhafte (REST-API und MCP) authentifiziert sich mit API-Keys aus Settings → API & Agents:

• Keys beginnen mit ago_, werden einmalig angezeigt und nur als Hash gespeichert — gut wegschließen.
• Scopes begrenzen den Zugriff: read für reine Auswertung, write nur, wo der Agent wirklich anlegen/ändern soll. Pro Agent ein eigener Key — dann bleibt die Attribution im Aktivitätslog sauber.
• Kompromittierter Key? In den Einstellungen widerrufen — wirkt sofort.

Konto & 2FA

• Unter Profile: Anzeigename, Passwort, E-Mail (Confirm-before-change), Sprache, Erscheinungsbild, TOTP-2FA.
• Login: Session-Cookie standardmäßig; Remember me hält 14 Tage gleitend persistent. Google-SSO ist anbindbar.
• Hintergrund-Jobs (Extraktion, Briefings, Mail-Sync, Importe, Mahn-Dispatch …) laufen durable; unter Settings → System siehst du Pending/Running/Failed und kannst retryen.

Grundsätzlich gilt: strikte Mandantentrennung pro Workspace, jede Schreibaktion attribuiert, Rechnungs-Finalisierung nur durch Menschen, Module als Capability-Grenze, und KI-Modelle trainieren nicht auf deinen Daten. Hosting in der EU (Azure Germany West Central / EU Data Boundary).