Alles, was du wissen musst.
Und nichts doppelt.

Grundlagen

Erste Schritte

Nach dem Login landest du in deinem Workspace — dem Mandanten deiner Agentur. Alle Daten (Kontakte, Projekte, Rechnungen) gehören genau einem Workspace und sind strikt von anderen getrennt.

Die Oberfläche

• Links die Navigation: My Work, Inbox, Contacts, Projects, Time, Pipeline, Billing, Reports und Settings. Eigene Datentypen und Approvals erscheinen automatisch, sobald es sie gibt.
• Unten links: Benachrichtigungsglocke, laufender Timer, Suche und der Dark-/Light-Mode-Schalter.
• Unten rechts schwebt der Copilot — dein KI-Assistent mit Kontext zur gerade geöffneten Seite (→ Copilot).

Suche

Mit ⌘K (bzw. Strg K) öffnest du die globale Suche: Sie springt zu Seiten und findet Inhalte semantisch — also auch dann, wenn du nicht das exakte Wort aus dem Dokument triffst. Durchsucht werden Kontakte, Projekte, Aufgaben, Notizen und hochgeladene Dateien (PDF, Word, Text).

My Work & Inbox

My Work ist deine Startseite: deine offenen Aufgaben über alle Projekte, sortiert nach Fälligkeit. Hier beginnt der Tag.

Die Inbox zeigt die E-Mails deines verbundenen Postfachs, die AgencyOS deinen Kontakten zuordnen konnte — inklusive KI-Vorschlägen, was damit passieren soll (→ Postfach verbinden).

Die Benachrichtigungsglocke sammelt alles Ambient-AI-artige: Triage-Vorschläge, Wochen-Digests und Anomalie-Hinweise. Viele Benachrichtigungen haben eine Ein-Klick-Aktion („E-Mail an Projekt X anhängen“, „Als Lead anlegen“) — ausführen oder verwerfen, fertig.

Kontakte (CRM)

Unter Contacts verwaltest du Personen und Firmen. Jeder Kontakt hat eine Detailseite mit Stammdaten, Aktivitäten-Verlauf, Notizen, Dateien und verknüpften Projekten.

• Aktivitäten entstehen automatisch: jede Änderung, jeder Kommentar, jede zugeordnete E-Mail landet im Verlauf — egal ob ein Mensch, der Copilot oder ein MCP-Agent sie ausgelöst hat.
• Dateien werden nach dem Upload automatisch ausgelesen (PDF, DOCX, Text) und sind danach über ⌘K semantisch auffindbar.
• Das Briefing fasst den Kontakt zusammen: letzte Interaktionen, offene Themen, verknüpfte Projekte.

Pipeline & Leads

Die Pipeline ist dein Vertriebsboard. Leads wandern per Drag & Drop durch die Phasen — vom ersten Kontakt bis zum Zuschlag.

1. Lead anlegen — manuell, per Copilot („Leg einen Lead für … an“) oder als Ein-Klick-Vorschlag aus einer eingehenden E-Mail.
2. Qualifizieren — Wert, Notizen und Dateien direkt am Lead pflegen.
3. Konvertieren — aus dem gewonnenen Lead werden in einem Schritt Kontakt und Projekt erzeugt; die Historie wandert mit.

Projekte & Aufgaben

Unter Projects liegt die Arbeit: Jedes Projekt gehört zu einem Kunden und bündelt Aufgaben, Zeiten, Dateien, Kommentare — und sein Briefing.

Aufgaben

• Aufgaben haben Status, Fälligkeit und Verantwortliche; deine eigenen erscheinen in My Work.
• Kommentare halten die Diskussion beim Thema — auch sie fließen ins Briefing ein.
• Ein Budget am Projekt aktiviert die Budget-Überwachung: ab 80 % Verbrauch bekommst du einen Hinweis.

Dateien & Wissen

Alles, was du an Projekt oder Aufgabe anhängst, wird ausgelesen, indexiert und damit für Suche, Briefings und den Copilot nutzbar. Aus „liegt irgendwo im Ordner“ wird „findet die KI von allein“.

Zeit & Geld

Zeiterfassung

Zwei Wege, ein Ziel:

• Timer — unten links starten, Projekt/Aufgabe wählen, laufen lassen. Beim Stoppen entsteht der Zeiteintrag.
• Wochenraster — unter Time trägst du die Woche tabellarisch nach: Zeile = Projekt, Spalte = Tag.

Zeiteinträge sind abrechenbar oder intern. Abrechenbare Stunden sammeln sich am Projekt als „unbilled time“ — daraus wird später per Klick (oder per Agent) ein Rechnungsentwurf.

Angebote

Angebote leben unter Billing. Ein Angebot besteht aus Positionen (Menge × Preis, je Position ein Steuersatz) und durchläuft: Entwurf → versendet → angenommen / abgelehnt.

• Erstellen: manuell, per Copilot oder durch einen Agenten (create_quote_draft) — Agenten erzeugen grundsätzlich nur Entwürfe.
• Als PDF rendern lassen (→ Dokumente & Vorlagen) und direkt aus deinem verbundenen Postfach versenden.
• Aus dem angenommenen Angebot wird die spätere Rechnung — Positionen lassen sich übernehmen.

Rechnungen & E-Rechnung

Der wichtigste Grundsatz zuerst: Eine Rechnung zu finalisieren ist eine menschliche Entscheidung. Copilot und Agenten können Entwürfe vorbereiten — den Knopf drückst du.

Vom Entwurf zur Rechnung

1. Entwurf anlegen — frei, aus einem Angebot oder aus offenen Stunden eines Projekts („invoice unbilled time“). Entwürfe sind beliebig änderbar und haben noch keine Rechnungsnummer.
2. Finalisieren — die Rechnung erhält ihre lückenlose Nummer aus dem gewählten Nummernkreis und wird unveränderlich; Lieferanten- und Kundendaten werden eingefroren, enthaltene Zeiteinträge gesperrt.
3. Versenden — als PDF aus deinem eigenen Postfach, mit eingebetteter E-Rechnung.

Korrigieren statt ändern

Finalisierte Rechnungen werden nie editiert. Stattdessen erzeugst du mit einem Klick eine Stornorechnung (voller Gegenbeleg) oder eine Gutschrift (Teilkorrektur) — beides bekommt eine eigene Nummer und referenziert das Original.

E-Rechnung & Steuer

• Jede finalisierte Rechnung ist automatisch ein ZUGFeRD-2.x-Hybrid-PDF (lesbares PDF mit eingebettetem EN-16931-XML) — zusätzlich gibt es XRechnung 3.0 als eigene XML-Datei zum Download.
• Umsatzsteuer für DE und AT inkl. Reverse Charge und Kleinunternehmerregelung; gerundet wird korrekt je Steuersatz-Gruppe.
• Nummernkreise verwaltest du unter Settings → Billing — z. B. getrennte Kreise für Rechnungen und Gutschriften oder pro Jahr.
• Für die Steuerkanzlei: DATEV-kompatibler Export der Buchungsdaten.

Dokumente & Vorlagen

PDFs (Angebote, Rechnungen, Briefe) entstehen aus Word-Vorlagen mit Platzhaltern. Die mitgelieferten deutschen Standardvorlagen kannst du unter Settings → Templates durch eigene ersetzen — Logo, Schrift, Layout ganz nach CI.

Platzhalter folgen dem Muster {{kunde.name}}, Formatierungen per Pipe, z. B. {{rechnung.summe|währung}}. Tabellen (Positionen) wiederholen sich automatisch pro Zeile. Vor dem Echteinsatz kannst du jede Vorlage mit Beispieldaten probe-rendern.

Reports

Unter Reports findest du fünf Auswertungen — alle deterministisch aus deinen Daten berechnet, ohne KI-Schätzung:

Dieselben Zahlen kann auch dein Agent abfragen (get_report) — praktisch für Wochenberichte, die sich selbst schreiben.

E-Mail

Postfach verbinden

Jedes Teammitglied verbindet sein eigenes Postfach (aktuell Gmail / Google Workspace per OAuth; Microsoft 365 ist in Arbeit). AgencyOS bekommt keinen Sammel-Account — Mails laufen unter deinem Namen.

1. Inbox öffnen → Postfach verbinden → Google-Freigabe bestätigen.
2. AgencyOS synchronisiert eingehende Mails und ordnet sie automatisch bekannten Kontakten zu.
3. Zu jeder zugeordneten Mail schlägt die KI eine Aktion vor: an ein Projekt anhängen, als neuen Lead anlegen — oder bewusst ignorieren. Ein Klick in der Benachrichtigung genügt.

Versand aus AgencyOS

Angebote, Rechnungen und dein Wochen-Digest verschickt AgencyOS über dein verbundenes Postfach — der Kunde sieht deine normale Absenderadresse, die Mail liegt in deinem „Gesendet“-Ordner, und es gibt keine fremde Versand-Infrastruktur dazwischen.

Beim Versand einer Rechnung hängt das fertige PDF (inkl. E-Rechnungs-XML) automatisch an; Betreff und Text kannst du anpassen. Jeder Versand wird als Aktivität am Kontakt protokolliert.

KI & Agenten

Briefings

Das Briefing ist die Antwort auf „Wo stehen wir hier eigentlich?“ — eine automatisch gepflegte Zusammenfassung an jedem Projekt, jeder Aufgabe, jedem Kontakt (und auf Wunsch an eigenen Datentypen).

• Immer aktuell: Nach jeder relevanten Änderung wird das Briefing kurz darauf neu erzeugt (mit kleiner Verzögerung, damit nicht jede Einzeländerung sofort rechnet).
• Angepinnte Notizen überleben jede Neugenerierung — ideal für „Kunde duzt“, Sonderkonditionen oder Warnhinweise.
• Eine Quelle für alle: Dasselbe Briefing lesen du, der Copilot und externe Agenten (get_briefing). Alle arbeiten mit demselben Stand.

Copilot

Der Copilot (Knopf unten rechts) ist der eingebaute KI-Assistent. Er kennt die Seite, auf der du gerade bist — fragst du auf einer Projektseite „Was ist hier offen?“, meint er genau dieses Projekt.

Lesen vs. Schreiben

• Lesen ist frei: Zusammenfassen, Suchen, Reports abfragen — passiert sofort.
• Schreiben braucht dein Okay: Will der Copilot etwas anlegen oder ändern, zeigt er eine Bestätigungskarte mit allen Details. Erst dein Klick führt aus.
• Unter Settings → AI kann ein Admin autonome Schreibzugriffe für den Copilot freischalten — dann entfallen die Karten. Empfehlung: erst nach ein paar Wochen Vertrauen.

Alles, was der Copilot tut, steht namentlich attribuiert im Aktivitätsverlauf — nachvollziehbar wie bei jedem menschlichen Teammitglied.

Digest & Hinweise

AgencyOS arbeitet auch, wenn du nichts fragst:

• Wochen-Digest: Einmal pro Woche fasst die KI für jedes Teammitglied zusammen, was passiert ist und was ansteht — in der App und optional per Mail.
• Anomalie-Hinweise: Regelbasiert (keine KI-Willkür) meldet sich AgencyOS bei: Aufgaben ohne Bewegung, Projektbudget über 80 %, Angebote über 7 Tage unbeantwortet.
• E-Mail-Triage: Vorschläge zu eingehenden Mails (→ Postfach verbinden).

Alles landet gesammelt in der Benachrichtigungsglocke; nichts davon führt sich selbst aus. Jeder Hinweis kommt pro Woche höchstens einmal — kein Notification-Spam.

Agenten verbinden (MCP)

AgencyOS hostet einen nativen MCP-Server unter /mcp (Streamable HTTP). Damit wird Claude — oder jeder andere MCP-fähige Agent — zu einem vollwertigen Nutzer deines Workspace.

Einrichtung in zwei Minuten

1. Unter Settings → API & Agents einen API-Key erzeugen. Scope wählen: nur lesen (read) oder auch schreiben (write). Der Key (ago_…) wird genau einmal angezeigt.
2. Agent verbinden, z. B. Claude Code / Desktop:

claude mcp add --transport http agencyos https://app.deine-agentur.de/mcp \
  --header "X-Api-Key: ago_…"

Der Agent orientiert sich selbst: describe_schema liefert ihm alle Entitäten (auch deine eigenen Datentypen) und alle verfügbaren Werkzeuge.

Was der Agent kann

Freigabe-Modus

Der Freigabe-Modus ist die Leitplanke für autonome Agenten. Aktiviert ein Admin unter Settings → AI die Option Require human approval for agent writes, ändert sich das Verhalten aller MCP-Schreibzugriffe:

1. Der Agent ruft ein Schreibwerkzeug auf — ausgeführt wird nichts. Stattdessen entsteht ein Änderungsvorschlag.
2. Der Vorschlag erscheint unter Approvals in der Navigation, mit allen Details.
3. Ein Teammitglied genehmigt (der Vorschlag wird durch dasselbe Werkzeug ausgeführt) oder lehnt ab.

API-Keys können Vorschläge nicht selbst freigeben — ein Agent kann sich seine Änderungen also nicht selbst genehmigen. Der In-App-Copilot ist vom Freigabe-Modus unabhängig geregelt (seine Bestätigungskarten siehst du ja ohnehin live).

Erweitern

Eigene Datentypen

Eure Agentur trackt Dinge, die kein Standardtool kennt — Domains, Wartungsverträge, Werbemittel, Geräte? Unter Settings → Custom entities definierst du eigene Record-Typen ohne Code:

1. Typ anlegen (Name, Icon), Felder definieren (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Verknüpfung …).
2. Der Typ erscheint sofort als eigener Navigationspunkt mit Listen- und Detailseiten, Validierung inklusive.
3. Records sind automatisch semantisch durchsuchbar, bekommen auf Wunsch Briefings — und sind ohne weiteres Zutun als Agent-Werkzeuge verfügbar (list_records, create_record, …).

Das ist der Unterschied zur Konkurrenz mit „benutzerdefinierten Feldern“: Bei AgencyOS ist ein eigener Datentyp ein vollwertiger Bürger — UI, API, Suche, KI, alles dabei.

Webhooks

Unter Settings → Webhooks abonnierst du Ereignisse für externe Systeme (n8n, Zapier-Alternativen, eigene Services). Gefiltert wird per Event-Präfix — z. B. alles (*), nur Rechnungen (invoice.) oder nur Leads (lead.).

• Ausgelöst wird über den Aktivitätsstrom — egal ob Mensch, Copilot oder MCP-Agent die Änderung verursacht hat.
• Jede Zustellung ist HMAC-SHA256-signiert (Header X-AgencyOS-Signature); das Secret siehst du beim Anlegen.
• Fehlgeschlagene Zustellungen werden 3× mit wachsendem Abstand wiederholt; jede Zustellung ist im Log einsehbar und manuell erneut auslösbar.
• Nach 10 in Folge fehlgeschlagenen Events deaktiviert sich die Subscription selbst (du wirst benachrichtigt) — kein ewiges Anrennen gegen tote Endpunkte.

API-Keys & Sicherheit

Alles Maschinenhafte (REST-API und MCP) authentifiziert sich mit API-Keys aus Settings → API & Agents:

• Keys beginnen mit ago_, werden einmalig angezeigt und nur als Hash gespeichert — gut wegschließen.
• Scopes begrenzen den Zugriff: read für reine Auswertung, write nur, wo der Agent wirklich anlegen/ändern soll. Pro Agent ein eigener Key — dann bleibt die Attribution im Aktivitätslog sauber.
• Kompromittierter Key? In den Einstellungen widerrufen — wirkt sofort.

Grundsätzlich gilt: strikte Mandantentrennung pro Workspace, jede Schreibaktion attribuiert, Rechnungs-Finalisierung nur durch Menschen, und KI-Modelle trainieren nicht auf deinen Daten.